Pemerintah Provinsi Bali
Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olahraga
SMK Negeri 1 Mas Ubud
Jalan Ambarwati No. 1, Desa Mas, Kecamatan Ubud, Kabupaten Gianyar, Bali (80571)
Website: www.smkn1mas.sch.id | Email: smkn1masubud@gmail.com
Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP MANAJEMEN ARSIP DAN AUDIT TRAIL BOSP
Nomor: B.10.400.3/4519/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora
| Nomor SOP | B.10.400.3/4519/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora |
| Tanggal Berlaku | 15 Januari 2026 |
| Unit Pelaksana | Bendahara BOSP, Pengelola Arsip, Operator, Administrator Sistem. |
| Penanggung Jawab | Kepala Sekolah (I Komang Purwata, S.Pd., M.Pd.) |
| Pelaksana Utama | Bendahara, Ketua SPMI, Pengelola Arsip |
| Output Utama | Register arsip dan audit trail |
| Dasar Hukum | Permendikdasmen 8/2026; Permendagri 3/2023; PP 60/2008; Pergub Bali 31/2025; serta ketentuan daerah/teknis yang berlaku. |
A Tujuan
Menjamin proses manajemen arsip dan audit trail BOSP berlangsung tertib, patuh, terdokumentasi, dapat ditelusuri, dan menghasilkan bukti yang memadai untuk pertanggungjawaban serta pemeriksaan.
B Ruang Lingkup
Berlaku untuk seluruh transaksi BOSP yang relevan dengan SOP ini pada satuan pendidikan.
C Input dan Dokumen Persyaratan
• Seluruh bukti transaksi • RKAS/ARKAS yang berlaku • Bukti transaksi/dokumen pendukung sesuai proses • Ketentuan teknis pemerintah daerah dan regulasi terkait
D Prosedur Pelaksanaan
| No | Tahapan Prosedur | Pelaksana / PIC | Persyaratan / Kelengkapan | Waktu | Output |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Klasifikasikan Dokumen BOSP | Bendahara BOSP, Pengelola Arsip, Ketua Tim SPMI | Dokumen perencanaan, pelaksanaan, pembukuan, pengadaan SIPLah, pembayaran, pelaporan, dan dokumen pendukung lainnya | Setiap dokumen diterima dan maksimal 1 hari setelah dokumen lengkap | Dokumen terklasifikasi berdasarkan jenis belanja, sumber dana, periode triwulan, dan nomor urut SPJ |
| 2 | Beri Nomor dan Indeks Arsip | Bendahara BOSP / Pengelola Arsip | Buku register dokumen, kode klasifikasi arsip, nomor transaksi SPJ, label map fisik dan metadata folder digital | Maksimal 1 hari setelah klasifikasi | Dokumen memiliki nomor dan indeks unik yang terhubung dengan BKU serta mudah ditelusuri |
| 3 | Simpan Fisik dan Digital (Dual Repository) | Pengelola Arsip, Bendahara BOSP, Operator Sistem | Filling cabinet / ordner anti-lembab, struktur folder server sekolah / cloud drive terenkripsi | Setelah dokumen diverifikasi dan diindeks | Arsip fisik tersusun rapi di ruang arsip dan salinan digital tersimpan di server portal arsip digital sekolah |
| 4 | Batasi Hak Akses dan Pengamanan Data | Kepala Sekolah / Penanggung Jawab BOSP | Matriks hak akses (role permission), autentikasi password pimpinan/bendahara, kunci pengaman ruang arsip fisik | Selama dokumen dan data tersimpan | Akses dokumen BOSP terlindungi dari manipulasi, kerusakan, dan kebocoran data |
| 5 | Pencadangan (Backup) Digital Berkala | Bendahara BOSP / Operator Sekolah / Pengelola TI | Media penyimpanan cadangan eksternal (NAS/Cloud Backup), log pencadangan, verifikasi integritas checksum | Berkala setiap akhir bulan dan setelah perubahan data penting | Tersedia salinan cadangan berkala yang teruji siap dipulihkan (disaster recovery ready) |
| 6 | Siapkan Paket Dokumen Pemeriksaan (Audit Trail) | Kepala Sekolah, Bendahara BOSP, Tim Pemeriksa Internal/Eksternal | RKAS/ARKAS, laporan realisasi, BKU, buku pembantu, kuitansi bukti bayar, faktur/Pajak, BAST, dan foto kegiatan | Sebelum pemeriksaan dan sesuai permintaan tim pemeriksa | Paket audit trail BOSP tersusun sistematis, lengkap lampiran, dan dapat ditelusuri dalam hitungan menit |
| 7 | Retensi dan Pemeliharaan Arsip Sesuai Regulasi | Kepala Sekolah / Pengelola Arsip | Jadwal Retensi Arsip (JRA) keuangan minimal 5-10 tahun, daftar arsip inaktif, berita acara pemindahan/penyusutan | Sesuai ketentuan retensi dokumen pertanggungjawaban keuangan negara | Arsip terpelihara dengan aman sampai batas retensi kedaluwarsa sesuai ketentuan hukum |
E Diagram Alir (Flowchart)
Perbesar Diagram
graph TD
Start([Mulai]) --> Step1
Step1["<b>Langkah 1: Klasifikasikan Dokumen BOSP</b><br/><small>PIC: Bendahara BOSP</small>"] --> Step2
Step2["<b>Langkah 2: Beri Nomor dan Indeks Arsip</b><br/><small>PIC: Bendahara BOSP / Pengelola Arsip</small>"] --> Step3
Step3["<b>Langkah 3: Simpan Fisik dan Digital (Dual Repository)</b><br/><small>PIC: Pengelola Arsip</small>"] --> Step4
Step4["<b>Langkah 4: Batasi Hak Akses dan Pengamanan Data</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah / Penanggung Jawab BOSP</small>"] --> Step5
Step5["<b>Langkah 5: Pencadangan (Backup) Digital Berkala</b><br/><small>PIC: Bendahara BOSP / Operator Sekolah / Pengelola TI</small>"] --> Step6
Step6["<b>Langkah 6: Siapkan Paket Dokumen Pemeriksaan (Audit Trail)</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah</small>"] --> Step7
Step7["<b>Langkah 7: Retensi dan Pemeliharaan Arsip Sesuai Regulasi</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah / Pengelola Arsip</small>"] --> GateAudit
GateAudit{"<b>Uji Titik Pengendalian Intern (SPIP)</b><br/>Semua bukti terpenuhi?"}
GateAudit -- Ya --> SignNode["<b>Pengesahan & Otorisasi Resmi</b><br/><small>Kepala Sekolah & Bendahara</small>"]
GateAudit -- Tidak --> ReviseNode["<b>Revisi & Lengkapi Dokumen</b>"] --> Step1
SignNode --> FinishNode([<b>Selesai & Arsip Digital Tertib</b>])
F Titik Pengendalian / Audit Intern (SPIP)
| No | Titik Pengendalian / Kontrol | Bukti yang Diuji | Risiko yang Dikendalikan |
|---|---|---|---|
| 1 | Kelengkapan Berkas Transaksi | Kesesuaian fisik kuitansi, faktur, BAST, dan bukti setor bank | Arsip tidak lengkap sehingga gugur saat pemeriksaan audit |
| 2 | Keterlacakan Indeks (Traceability) | Nomor register arsip cocok dengan nomor BKU dan transaksi ARKAS | Dokumen hilang atau tercecer saat diminta BPK/Inspektorat |
| 3 | Integritas & Keaslian Bukti Fisik | Tanda tangan asli, cap stempel basah rekanan, dan keaslian meterai | Pemalsuan bukti transaksi atau duplikasi SPJ |
| 4 | Keamanan Akses Repositori | Buku log peminjaman arsip fisik dan access-log server digital | Akses tanpa izin, perubahan dokumen sepihak, atau kebocoran dokumen |
| 5 | Keberadaan Salinan Cadangan (Backup) | Log sinkronisasi cadangan di cloud/storage terpisah | Kehilangan data akibat bencana fisik (kebakaran/banjir/rusak) |
| 6 | Kecepatan Penyajian Data Pemeriksaan | Simulasi uji petik penarikan 5 SPJ acak dalam waktu < 10 menit | Keterlambatan pemenuhan permintaan dokumen oleh auditor |
| 7 | Kepatuhan Masa Retensi Dokumen | Daftar arsip aktif dan inaktif yang disimpan minimal 5 tahun | Pemusnahan dini dokumen keuangan yang belum kedaluwarsa hukum |
G Lembar Pengesahan Resmi
Disusun Oleh:
Ketua Tim SPMI
[Tertanda]
Ni Wayan Martini, S.Pd, M.Pd
NIP. 19810427 200604 2 020
Tanggal: 09 Januari 2026
Diperiksa Oleh:
Bendahara BOSP
[Tertanda]
Dewa Ayu Pramitasari, A.Md
NIP. 19880102 202012 2 003
Tanggal: 14 Januari 2026
Disahkan Oleh:
Kepala Satuan Pendidikan
[Tanda Tangan & Cap Sekolah]
I Komang Purwata, S.Pd., M.Pd.
NIP. 19861216 200903 1 004
Tanggal: 15 Januari 2026